総則
本プライバシーポリシーは、TakuHubHou（以下「当社」）が提供する不動産仲介業者向けの法務サービスにおける個人情報の取扱い方針を定めます。当社は、業務を通じて取得する情報を適正に管理し、関連法令および業界基準に従って取り扱います。
定義
以下の用語は、本ポリシーにおいて次の意味を有します。明確な定義により、個人情報の取扱い範囲と責任を明示します。
収集する情報の種類
当社はサービス提供および業務改善のために、以下の情報を適切な範囲で収集・利用します。収集は目的を明確にし、最小限にとどめます。
利用者が提供する情報
利用者がフォーム、メール、契約書、相談時に当社に提供する情報は、以下のとおりです。業務遂行に必要な範囲で収集します。
- 氏名、役職、所属会社名（不動産仲介業者・担当者等）
- 連絡先情報（電話番号、メールアドレス、事業所住所）
- 契約書類・物件に関する情報（登記情報、契約内容、活動履歴等）
- 相談内容や事案の詳細（法的事実関係、関係者情報）
- 支払い情報（請求書処理、決済記録等。ただしクレジットカード番号等は決済代行業者を通じて取り扱います）
- その他サービス提供に必要と判断される情報
自動的に収集される情報
利用者がウェブサイトを利用する際に、技術的な理由で自動的に収集される情報があります。これは主にサービス改善とセキュリティ対策に用います。
- アクセスログ（IPアドレスの一部またはハッシュ化した識別子、アクセス日時、参照元URL）
- 利用端末およびブラウザ情報（端末種別、OS、ブラウザ種類）
- クッキーおよび類似の追跡技術による識別子
- サイト内での操作履歴（閲覧ページ、滞在時間等）
- エラーログおよびパフォーマンスデータ
- その他サービス改善に必要な集計データ
第三者から取得する情報
当社は、業務遂行上必要な範囲で信頼できる第三者から情報を受領する場合があります。受領に際しては法令・契約に基づき適切な管理を行います。
- 活動先や業務委託先から提供される顧客情報（契約先担当者など）
- 公的機関や登記情報提供サービスから取得する登記・土地関連情報
- 決済代行業者から受領する支払い確認情報
利用目的
当社が収集した個人情報は、以下の目的で利用します。目的外利用は原則行わず、必要な場合は事前に通知または同意を得ます。
- 契約書レビュー、法的アドバイス、紛争対応などサービス提供のため
- サービスの品質向上およびカスタマーサポートの提供
- 請求・支払処理および会計・税務上の管理
- 法令遵守のための内部調査および記録保全
- セキュリティ対策および不正行為の検知・防止
- 法的義務の履行や公的機関からの要請への対応
- 当社サービスに関する案内・通知（重要なお知らせ、変更等）
- 利用者の同意がある場合のマーケティング目的（同意の撤回は可能）
利用の法的根拠
当社は個人情報の取扱いについて、契約の履行、法的義務の履行、正当なメリットの保護、利用者の同意など、適用される法的根拠に基づいて処理を行います。
- 契約の履行：当社がサービスを提供するために必要な処理
- 法的義務の履行：法令に基づく保存・提出等の処理
- 正当なメリット：事業運営上の合理的なメリットを保護するための必要最小限の処理
- 同意に基づく処理：マーケティングや特定の第三者提供など、明確な同意を得た上での処理
国際的なデータ保護基準について
当社はEU一般データ保護規則（GDPR）等、国際的なデータ保護基準にも配慮し、必要に応じて適切な措置を講じます。国際活動が関係する場合は、追加の情報保護措置を実施します。
- 処理の透明性を確保するために、情報提供と明確な目的説明を行います。
- データ主体の権利（アクセス、訂正、削除、処理制限、データポータビリティ）に対応します。
- 必要に応じてデータ保護影響評価（DPIA）を実施し、リスク低減措置を講じます。
- 国際データ移転に際しては、適切な保護措置（標準契約条項等）を採用します。
- データ侵害が発生した場合は、法定に基づく通知義務に従って対応します。
- 第三者委託先については、必要な契約上の保護措置を講じます。
第三者提供と共同利用
当社はサービス提供のため、必要な範囲で第三者へ情報を提供または共同利用することがあります。提供先・目的は契約または法令に基づき限定します。
- 業務委託先（決済処理、システム運用、データ保管）への提供
- 公的機関への法令に基づく提供（裁判所、税務当局等）
- 共同でサービスを提供するパートナー企業との共同利用（目的と範囲を明示）
- 事業譲渡や合併等の際の必要な情報移転
- 利用者の同意を得た上での第三者提供（マーケティング等）
- 匿名化・集計処理後の統計データ提供（個人を識別できない形で）
国際的なデータ移転
国境を越えたデータ移転が生じる場合、当社は適切な保護措置を講じます。必要に応じて標準契約条項や追加の技術的・組織的措置を実施します。
暗号化、契約上の保護条項、受領者の遵守確認などにより、移転先でのデータ保護水準を確保します。
保有期間
当社は、目的達成に必要な期間のみ個人情報を保有します。法令により保存義務がある場合は、当該期間に従って保管します。
アカウント情報および契約関連の記録は、契約期間中および法的保存義務に基づく期間保管します（会計・税務関連の保存義務に準拠）。
メールや問い合わせ履歴は、対応完了後も一定期間保管し、再発防止や証拠保全に利用します。
アクセスログやシステムログは、セキュリティ確保および不正検知のために一定期間保持し、不要になり次第削除または匿名化します。
保有目的が達成された個人情報は、安全な方法で削除または匿名化します。ただし、法令に基づく保存義務がある場合は例外とします。
安全管理措置
当社は個人情報の漏えい、滅失、毀損を防止するため、技術的・組織的な安全管理措置を実施します。リスク評価に基づき継続的に対策を更新します。
- アクセス制御と権限管理の徹底（最小権限の原則）
- データの暗号化（保存・転送時の適切な暗号化）
- 定期的な監査・ログ管理と従業員教育の実施
利用者の権利
利用者は当社に対して、保有個人情報の開示、訂正、削除、利用停止等を請求する権利があります。請求方法と対応プロセスを以下に示します。
- 開示請求：当社が保有する当該利用者の個人情報の開示を請求できます。
- 訂正請求：事実と異なる情報がある場合、訂正を求めることができます。
- 削除請求：法令上の制限を除き、個人情報の削除を求めることができます。
- 処理の制限：特定の処理について制限を求めることができます。
- 異議申立て：正当なメリットに基づく処理に対して異議を申し立てることができます。
- 請求方法：請求は書面または当社所定の手続きにより受け付けます。本人確認のための情報提供を求める場合があります。
- 個人データの移植権（データポータビリティ）: 要求に応じて、当社が保有するお客様の個人データを一般的に利用される機械可読形式で受け取るか、別のサービスプロバイダへ直接転送する手続きについて説明します。
- 異議申し立て権および自動化された意思決定への異議: マーケティング目的やプロファイリング等、自動化された処理に対する異議申し立ての方法とその限界を記載します。
個人情報に関する権利行使の請求方法
TakuHubHouは、利用者が保有する個人情報に関する権利を尊重します。閲覧、訂正、削除、処理制限、データ移植、及び異議申立ての請求は、以下の連絡先または当社ウェブフォームを通じて受け付けます。請求には本人確認のための合理的な情報を求める場合があります。請求の範囲に応じて、対応に必要な最小限の情報のみを取得します。
通常、請求受領後30日以内に初回回答を行いますが、請求の性質や複雑さにより対応期間を延長する必要がある場合は、その理由と見込み期間を通知します。法令に基づき対応が制限される場合は、該当する根拠を示してご説明します。
マーケティングとコミュニケーション
TakuHubHouは、適法かつ透明性のある方法でマーケティング情報を配信します。ユーザーが同意した場合に限り、サービス案内や法務に関するセミナー情報、不動産活動に関する最新情報をメールや通知でお届けします。配信内容は関連性を重視し、過度な頻度を避けます。
配信停止は、配信メールの配信停止リンク、または当社の個人情報窓口にご連絡いただくことで容易に行えます。配信停止の処理は通常7営業日以内に反映されます。
未成年者のデータ保護
TakuHubHouは、18歳未満の方から故意に個人情報を収集しない方針を採用しています。未成年に関する情報提供が必要な場合は、保護者の同意を確認した上で最小限の情報のみを取り扱います。不明な点がある場合は当社までお問い合わせください。
第三者リンクについて
当サイトおよび関連サービスには第三者のウェブサイトやサービスへのリンクが含まれることがあります。リンク先のプライバシーポリシーや利用規約は各第三者が管理しており、TakuHubHouはそれらの内容について責任を負いません。リンク先へ移動する際は、各サイトのプライバシー取り扱いをご確認ください。
プライバシーポリシーの変更
本ポリシーは、法令改正、業務内容の変更、またはサービス改善のために更新されることがあります。重要な変更があった場合は、ウェブサイト上で明確に告知します。変更の適用日は告知にて示します。最新の内容は常に TakuHubHou.link の当ページでご確認ください。